Tietosuojaseloste

Seloste käsittelytoimista

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista.

Päivätty: 15.3.2020

Rekisterinpitäjä
Katri Kuparinen, katri.kuparinen@sukua.fi

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

1. Suku- ja henkilöhistoriaa koskevien tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin yksinomaan rekisterinpitäjän henkilökohtaisessa toiminnassa.
Oikeusperuste: Kotitalouspoikkeus (tietosuoja-asetuksen 2 artikla kohta 1c).

2. Sukututkimuksen julkaiseminen omassa hallinnassa olevalla, suppealle ja rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulla verkkosivustolla.
Oikeusperuste: Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen historiallisessa tutkimuksessa (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4§ kohta 3).

Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella (artikla 9 kohta 2a) tai silloin, kun rekisteröity itse on saattanut ne julkisiksi (artikla 9 kohta 2e).

Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia.

Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteröityjen ryhmät muodostuvat toimeksiantojen mukaisista suvuista. Sukuihin kuuluvat henkilöt puolisoineen, jälkeläisineen ja esivanhempineen. Lisäksi on asiakasrekisteri.

Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä osoite- ja muut yhteystiedot. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja siirretään sukututkimusrekisteristä rekisterinpitäjän hallinnassa olevalle, suppealle ja rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulle verkkosivustolle, jonne jokaisella käyttäjällä on käyttäjätunnus ja salasana.

Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja henkilökohtaisen toiminnan ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan jollei asiakas näin erikseen halua ja ko. henkilöiltä hankita lupaa. Kts. MyHeritagen käyttö palvelukuvauksessa.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjä ylläpitää sukututkimusrekisteriä. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

Käsittelyn turvatoimet

Tietojenkäsittelyn turvallisuuden takaamiseksi rekisterinpitäjä käyttää luotettavia tietojärjestelmiä sekä huolehtii siitä, että rekisterinpitäjän työasemalla ja hänen käyttämällään palvelimella on asianmukaiset suojaukset.

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin.

Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen kotitalouspoikkeuksen nojalla rekisterinpitäjä ei ole velvollinen toimittamaan rekisteröidylle jäljennöstä tätä koskevista henkilötiedoista eikä rajoittamaan tai lopettamaan käsittelyä rekisteröidyn pyynnöstä.
Rekisterinpitäjä oikaisee virheelliset henkilötiedot.

Niiden henkilötietojen osalta, joiden käsittelyn oikeusperusteena on nimenomainen suostumus, rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valituksen tietosuojavaltuutetulle.